Как выбрать организатора на свадьбу | руководитель проектов Kasla Wedding Кристина

Kasla Wedding организует свадьбы с 2017 года. За это время агентство дважды выиграло премию WHITE Wedding Awards в номинациях «Лучший проект с бюджетом от 10 миллионов», «Лучшее креативное решение на свадьбе». Команда агентства входит в жюри Wedding Awards Северо-Запад и выступает в роли спикеров на event-конференциях. В интервью руководитель проектов Кристина рассказывает, как выбрать свадебное агентство и когда можно обойтись координатором.

— Расскажи, как ты пришла в профессию.

— Изначально я занималась организацией мероприятий для иностранцев в сфере MICE. Мы организовывали туристические и образовательные туры для больших компаний, которые работали за границей. Компании привозили своих сотрудников в Россию в качестве поощрения за успехи в работе — это были корпоративные туры.

Потом как-то сложилось, что в 2017 году мы с мужем решили создать своё агентство, но уже занялись организацией свадеб. И остались в этой сфере.

— В каком случае паре точно нужен организатор?

— Я искренне считаю, что каждой паре нужен организатор или хотя бы координатор. Чтобы понять, кто именно, лучше всего оценить масштаб мероприятия.

Если планируется камерная свадьба с небольшим количеством гостей, паре будет достаточно взять координатора. Он сопроводит свадебный день, проконтролирует площадку и подрядчиков. Паре в свой день не придётся заниматься организационными вопросами. Они смогут насладиться праздником и пообщаться с близкими, и это не сильно ударит по бюджету.

Если пара планирует большое мероприятие, лучше обратиться за помощью в свадебное агентство. Особенно если есть запрос на что-то интересное: на режиссуру, на работу с необычными площадками или на организацию свадьбы за границей.

— На что паре обратить внимание при выборе агентства?

— Сначала паре нужно определить для себя примерный бюджет, в который они хотели бы уложиться, примерную локацию и примерное количество гостей.

Важно, чтобы у агентства был опыт организации мероприятий на конкретной площадке. У каждой — своя специфика, и есть площадки, на которых не все агентства могут работать. Поэтому если пара уже знает, какую площадку хочет, или у неё есть несколько вариантов — это первое, на что стоит обратить внимание.

Второе — бюджет, от которого работает агентство. Сейчас у многих есть минимальный бюджет, от которого они берутся за проект, и важно, чтобы он подходил паре.

Если планируется большая свадьба, важно, чтобы у агентства была команда, способная этот проект реализовать, и опыт организации больших проектов. Если есть запрос на режиссуру или на концептуальную свадьбу, требуется опыт именно таких мероприятий.

И отдельно — стилистика. У каждого агентства так или иначе есть свой стиль, поэтому важно, чтобы видение агентства совпадало с видением пары. Проекты, которые они увидят в портфолио, должны визуально нравиться и откликаться.

— Как бы ты описала стиль Kasla Wedding?

— Мы организовываем классические свадьбы с интересной режиссурой и концепциями. У нас упор на смыслы.

Когда пара видит портфолио агентства, чаще всего она не знает, что вообще происходит во время мероприятия. Она видит только картинку. И как раз живая встреча помогает паре определить, подходит ей агентство или нет.

Поэтому мы стали очень много снимать видео backstage. Мы хотим показать, что наши проекты не просто красивые. Сейчас у пар запрос идёт не только на картинку, но и на глубокий смысл, который смогут прочувствовать все присутствующие на празднике.

— Что нужно спросить у организатора на первой встрече?

— Ещё до встречи нужно ознакомиться с портфолио и спросить, свободна ли дата. Также нужно узнать:

С каким бюджетом работает агентство?

Есть ли опыт организации на конкретной площадке?

Как выстроена структура организации: какие есть этапы, сколько времени требуется на подготовку?

Как ведётся бюджет?

Как будет строиться взаимодействие и как часто агентство отвечает?

Самый важный вопрос, на мой взгляд: кто именно будет заниматься вашей свадьбой?

Очень часто встречу проводит один человек или руководитель агентства, а дальше пару передают менеджеру. Важно познакомиться именно с теми людьми, которые будут вести ваш проект.

— Как понять, что агентство не подходит?

Во-первых, если вам не нравится то, что вы видите, в агентство точно не стоит обращаться.

Во-вторых, если люди, которые с вами встречаются, вам не приятны, то лучше рассмотреть другие агентства, ведь вам вместе предстоит пройти целый путь.

В-третьих, отсутствие структуры. Если вам на встрече не могут объяснить, как выстроено взаимодействие, какие есть этапы и сколько они занимают по времени, то скорее всего взаимодействие в течение подготовки будет сложным и это может отразиться на конечном результате.

Всё должно быть прозрачно: бюджет, предоплаты, способы оплаты. Вам нужно понимать, к чему быть готовыми.

Также нужно, чтобы вам полностью описали, что входит в гонорар агентства. Бывает, что в него входит полный перечень услуг: подбор команды, подбор площадки, разработка концепции, сопровождение всех встреч и координация в день свадьбы. Там же должно быть прописано количество координаторов, которые будут на вашем проекте.

А бывает, что в гонорар входит, например, только подбор команды, а режиссурой и разработкой концепции занимаются отдельные люди. Соответственно, за эти услуги вам придётся доплачивать отдельно.

— Были ли истории, когда что-то пошло не так и пришлось исправлять ситуацию?

— На одной свадьбе за несколько минут до выхода жениха упала арка.

Мы очень быстро всё поправили и укрепили. Никто даже не заметил, что что-то пошло не так.

А недавно у нас на площадке впервые полностью выключили электричество. Причём это было связано не с самой площадкой, а с городским отключением света. Оно было внезапным, никто не предупреждал. И когда отключают электричество в городе, никто не знает, когда его включат.

Нам нужно было быстро принимать решение, потому что на монтаж оставалось около пяти часов. Он рассчитан буквально по минутам, и, если что-то идёт не так, всё приходится менять на ходу.

Мы арендовали огромный генератор, который обеспечивал электричеством всю площадку. Подключили туда технику и банкетную службу. В итоге всё прошло, как надо, и пара даже не узнала о случившемся.

Они узнали только после того, как мы выложили видео о том, что произошло. Написали с удивлением, что даже не представляли, что во время свадьбы что-то шло не так. Для них и для гостей всё шло своим чередом.

Мне кажется, это и есть самое крутое: возникла ситуация, ты её решил, и никто об этом не узнал.

Вообще я очень тревожный человек. Но уже с опытом я понимаю, что в этот момент нужно включать холодный рассудок и решать ситуацию, а не паниковать. Поэтому я стараюсь не думать о том, что может не получиться, и просто делать.

— Какие тренды ты замечаешь в последнее время?

— Продолжает набирать обороты тренд на необычные локации и декор, сложные сочетания цветов и образы гостей.

Сейчас абсолютно нет рамок и нет стандартов, которых придерживаются пары. По крайней мере наши пары хотят чего-то нового и свежего, того, чего не видели ни они, ни их гости. Чтобы пережить новый опыт и получить эмоции.

Многое в жизни мы делаем ради эмоций. К нам приходят как раз за этим.

— Какой совет ты дала бы молодожёнам?

— Раз мы сегодня говорим про выбор агентства, я бы посоветовала выбирать не только за портфолио, а за людей, которые там работают.

Важно, чтобы вы с этими людьми были на одной волне и во время подготовки стали настоящей командой.

Путь подготовки к свадьбе очень захватывающий, и вы его, скорее всего, никогда не повторите. Он занимает от трёх месяцев до года, бывает и больше. Это маленькая жизнь и важно, чтобы вы прожили её с удовольствием.

Связаться с представителями свадебного агентства Kasla Wedding можно через напрямую. Планируйте праздник вместе с dowed, ищите специалистов в каталоге, читайте отзывы и связывайтесь с теми, кто пришёлся по душе.